Privacy

Wanneer jezelf of jouw kind is ingeschreven bij Chiro Koka of je bent één van onze fantastische helpers dan houden we persoonlijke gegevens van jou bij. Dit doen we voor een goede werking van onze Chiro. Het is terecht dat u nieuwsgierig bent naar hoe we omgaan met deze gegevens, hieronder vind je alle informatie hieromtrent. Als je graag nog bijkomende informatie wil kan je altijd terecht bij de groepsleiding (groepleiding@chirokoka.be).

Veiligheid

We doen ons uiterste best om je gegevens zo veilig mogelijk te bewaren. We geven je gegevens niet door aan externe organisaties zonder dat we hier een gegronde reden voor hebben. Mocht je het gevoel hebben dat er iets schort aan onze veiligheid, dan mag je het ons steeds laten weten.

Binnen de leidingsploeg zijn er afspraken gemaakt met hoe verantwoord wordt omgegaan met persoonlijke gegevens.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Als je je inschrijft bij de Chiro ontvangen we je contactgegevens (zowel van ouders als lid). Daarnaast vul je ook een medische fiche in die ons meer informatie geeft omtrent de medische toestand van het lid.

Wanneer je een helper bent van Chiro Koka of je bent op één of andere manier betrokken bij de werking van onze Chiro houden we ook contactgegevens van jouw bij. Dit doen we enkel om vlot te communiceren.

Waarom gebruiken we jouw gegevens?

Informeren: om je op de hoogte te houden in verband met evenementen en de dagelijkse werking van onze Chiro.

Verzekering: om onze leden zo goed mogelijk te kunnen verzekeren geven we hun informatie door aan onze verzekeringspartner.

Medische hulp: wanneer we zelf eerste hulp toedienen controleren we de medische fiche van het lid. Als een lid wordt geholpen door een externe hulpverlener zullen wij ook de nodige medische informatie doorgeven op een vertrouwelijke manier.

Inschrijving: we gebruiken de contactgegevens van leden, kookploeg, vb’s en leiding voor de inschrijving bij Chiro Nationaal. Dit gebeurt via een goed beveiligd systeem (GAP).

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

De leiding en EHBO-verantwoordelijke op kamp hebben steeds toegang tot de persoonlijke gegevens. We geven jouw gegevens zelden door aan externe partijen. Het betreft concreet de verzekeringspartner, Chiro Nationaal en ambtenaren van de gemeenten (in het subsidiedossier). De partijen die namens ons je gegevens krijgen mogen deze enkel gebruiken om een dienst te leveren voor of in functie van Chiro Koka.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

De persoonlijke gegevens worden bijgehouden in twee onlinesystemen. Het eerste bestaat uit het GAP, dit staat voor Groepsadministratieportaal, waarin we enkel contactgegevens bijhouden. Dit systeem wordt beheerd door Chiro Nationaal en is belangrijk bij het inschrijven en verzekeren van leden en helpers. Daarnaast worden de persoonlijke gegevens uit de medische fiches bijgehouden in een online Excelbestand dat automatisch gegenereerd word door Google Forums. Het GAP is enkel toegankelijk voor groepsleiding. De medische fiches kunnen door alle leiding geraadpleegd worden.

Tijdens het kamp worden de medische gegevens gedownload zodat we er ook aankunnen zonder internetverbinding. Na het kamp worden deze gegevens weer verwijderd. Het is steeds mogelijk dat afdelingsleiding zelf contactgegevens van leden en/of ouders bijhoudt. Dit dient enkel om vlot te communiceren.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de doeleinden van deze privacyverklaring, tenzij er een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is. Gegevens worden niet doelbewust langer dan nodig bijgehouden.

Wat zijn de rechten op jouw gegevens?

Wil je inzage krijgen in jouw persoonsgegevens? Wil je jouw gegevens wijzigen of verwijderen? Geen probleem, laat het de groepsleiding weten per mail.

Laatste update

Dit privacy beleid is de laatste keer gewijzigd op 21/05/2018.